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強化實驗室合同評審努力降低實驗室風(fēng)險

發(fā)布時間：2022-04-01 09:36:15 發(fā)布人：本站

實驗室合同評審是實驗室接受客戶委托檢驗檢測服務(wù)、咨詢服務(wù)，或?qū)嶒炇也少復(fù)獠课镔Y或服務(wù)時，對起草的合同進行合法性、合規(guī)性、可行性、合理性、風(fēng)險性的全面評估，是提高實驗室質(zhì)量效益、降低風(fēng)險、持續(xù)提升的重要手段。隨著實驗室資質(zhì)認(rèn)定和CNAS認(rèn)可的實施，該項活動已成為實驗室管理的重要工作之一，但也存在一些問題，有必要共同探討，本文就第一類合同評審進行分享。

01 合同評審存在的問題

丨筆者在實驗室審核實踐中發(fā)現(xiàn)，實驗室遇到的進度風(fēng)險、付款風(fēng)險、索賠風(fēng)險、虛假報告風(fēng)險等多數(shù)因為未能踏踏實實開展合同評審。實驗室合同評審存在的主要問題:

一是評審流于形式。盡管各實驗室制定了合同評審程序文件，但評審職責(zé)不清，流程不明，難以落實，大多數(shù)實驗室合同評審表現(xiàn)在書面上，沒有發(fā)揮真實作用。

二是評審內(nèi)容不清。不少實驗室不清楚評什么、審什么，依據(jù)是什么，心中無數(shù)、無底。

三是評審方法欠缺。用什么方法評，由什么資格和能力的人員去評，通過什么形式評審，缺少相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，評審走過場。

02 合同評審的主要內(nèi)容

丨實驗室合同評審工作首先應(yīng)知道評審內(nèi)容，知道干什么，是這項工作的根本。合同評審主要內(nèi)容有包括客戶需求是什么、實驗室能力是否具備、客戶是否具備配合條件、實驗室實施措施與存在風(fēng)險、合同內(nèi)容合法合規(guī)性等。

2.1客戶需求

客戶是實驗室的衣食父母，必須弄清客戶需求，不論客戶是政府機關(guān)、企業(yè)組織還是個人。客戶需求一般包括實驗室資質(zhì)、實驗項目內(nèi)容、項目用途，包括實驗方法、時間節(jié)點、偏離的處理、委托要求變更溝通渠道、變更確認(rèn)方式，包括結(jié)果的報告方式、傳送方式、分包的處理、保密的需求等，包括檢測依據(jù)（產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)參數(shù)）、結(jié)果判斷依據(jù)、樣品的處理意見。

2.2實驗室技術(shù)能力

根據(jù)客戶需求，檢查對照實驗室是否具備相應(yīng)能力，合同任務(wù)是否與實驗室計劃安排相沖突。包括實驗室資質(zhì)、實驗方法、環(huán)境情況（條件、保障）、設(shè)備（狀態(tài)、精度）、人員（資格、在崗）、任務(wù)計劃是否滿足，包括樣件采集或運輸能力、耗材庫存、采購情況。評估分包方合同的有效性，分包方是否滿足檢測需求的能力，評估分包方的資質(zhì)認(rèn)定范圍是否包含分包項目。根據(jù)實驗室整體工作安排能否按時完成實驗任務(wù)，另外也須考慮實驗室的收益情況以及其他約束條件，如領(lǐng)導(dǎo)的好惡，客戶的關(guān)系疏密。

2.3客戶的配合能力

實驗室要完成客戶委托，需要客戶大力配合，不能唱獨角戲，如聯(lián)合實驗，需要客戶代表現(xiàn)場合作，共同檢測?？紤]客戶提供的樣件能否滿足實驗方法要求（如數(shù)量、成分、結(jié)構(gòu)、大小、形狀、狀態(tài)），取樣方法能否滿足國家規(guī)定的取樣要求。需要現(xiàn)場檢測的，客戶是否提供了滿足檢測的條件，如空間大小，光照情況、空氣質(zhì)量、供水供電情況等。

2.4保障措施及風(fēng)險管控

?實驗室應(yīng)當(dāng)審查在規(guī)定時間內(nèi)能否安排相應(yīng)人員，有能力組織協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系與客戶愉快協(xié)同，有能力調(diào)劑實驗室、設(shè)備、材料等，滿足實驗條件。

?實驗室應(yīng)當(dāng)評審實驗過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，如人員變動、設(shè)備故障、自然災(zāi)害、停水、停電、停氣?？紤]政策調(diào)整帶來的風(fēng)險，如北京地區(qū)遇到大型活動將導(dǎo)致停工停產(chǎn)，這些風(fēng)險是否有應(yīng)急預(yù)案，或者能獲得客戶諒解等。還要考慮突然接到硬性任務(wù)對客戶任務(wù)的影響。

?同時應(yīng)審查客戶名稱、地址、聯(lián)絡(luò)人、聯(lián)絡(luò)方式等真實性，通過相關(guān)渠道了解項目的真實性，評估客戶的運營信譽狀況、財務(wù)狀況和支付能力等。

2.5合同內(nèi)容格式

?合同的合法性是合同生效的必要條件，必須進行合法性審查。主要審查內(nèi)容是否違反法律條款，是否存在惡意條款。堅決杜絕為了利益接收違法或侵害第三方合法權(quán)益的委托任務(wù)，杜絕超范圍（資質(zhì)認(rèn)定批準(zhǔn)范圍）或超能力承接委托任務(wù)，拒絕偽造數(shù)據(jù)、出具虛假報告或證明。

?評估委托是否涉及到專利、技術(shù)機密、商業(yè)機密，以及保守秘密的能力，避免失密引發(fā)的糾紛。

?認(rèn)真審查合同條款，確定合同條款無遺漏，條款內(nèi)容具體、明確、無歧義，切實可行。

?合同格式應(yīng)符合國家法規(guī)及相關(guān)行業(yè)、機關(guān)、標(biāo)準(zhǔn)要求。審核相關(guān)審批手續(xù)的合規(guī)性，蓋章、簽字、時間等要素是否齊全。是否明確雙方的權(quán)力、義務(wù)、免責(zé)條款、不可抗拒情形、糾紛處理等。

03 強化合同評審的舉措

3.1完善制度落實責(zé)任

實驗室應(yīng)制定合同評審程序文件和制度，指定合同評審人員，明確專職人員或兼職人員，明確合同評審管理人員的職責(zé)和權(quán)限，具備獲得相關(guān)信息和調(diào)動相關(guān)資源的權(quán)力。明確評審流程、評審報告的形式和內(nèi)容以及評審報告的簽發(fā)、保存、使用。

3.2編制制式合同評審表

盡管不同檢驗檢測要求內(nèi)容不盡相同，如委托檢驗，只需客戶提供樣件，檢測結(jié)果僅對樣件負責(zé)；而法定檢驗則需要按照相關(guān)規(guī)定抽樣、取樣、運輸和保管。但合同評審內(nèi)容要素基本相同，因此可以將評審內(nèi)容細化為幾十個小項，編制制式實驗室合同評審表，以便逐項檢查，防止漏項；滿足條件的直接畫勾，不滿足的提出整改意見和建議。

3.3充分調(diào)研掌握實情

實驗室合同評審不能僅限于書面材料評估，有的還需要現(xiàn)場考察調(diào)研，如法定檢驗的樣品抽查，樣件成分的檢驗等。可通過天眼查、企查查等查看客戶經(jīng)營狀況、信譽情況等。

3.4發(fā)揮聯(lián)審聯(lián)評作用

實驗室合同評審涉及到技術(shù)人員、保障人員、管理人員，涉及到多個專業(yè)，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮實驗室技術(shù)委員會的作用，對大型項目、復(fù)雜項目進行聯(lián)合評審。應(yīng)保證合同評審流程的完整性，采取措施，確保沒有合同評審表不得簽訂合同，沒有合同評審表不得出具實驗報告等。

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